Doküman Yönetimi İş Akışına Faydaları
Doküman Yönetimi Tipleri Nelerdir?
Doküman yönetimi, iş akışına birçok açıdan faydalıdır. İş akışlarında bilgi güvenliği açısından doküman yönetimi önemli rol oynuyor. Tüm dokümanlara güvenli, hızlı ve kolay şekilde ulaşılır. Doküman yönetimi, e-mail sistemiyle de entegrasyon sağlamaktadır. Kağıtsız şekilde ofis ortamı sunmaktadır. Aranılan tüm dokümanlara hızlıca erişilir. Kağıt kullanımında tasarruf sağlanmaktadır. Otomatik versiyon takibi yapılır. Elektronik iş akışında onayla zaman açısından tasarruf sağlanır. İş akışının hızlı ve etkili ilerlemesinde etkin rol oynuyor. Doküman yönetimi; taranan dokümanların kütüphaneye benzer yapı içinde klasörlerde organize edilmesini sağlar. Doküman yönetimi sayesinde dokümanlara herkes ulaşamaz. İzin verilen kişilerin ulaşabildiği bir sistemdir. Bilgilendirme amaçlıda dağıtabiliyor. Doküman yönetimi iş akışına olan etkileri için https://www.paperwork.com.tr/dokuman-yonetimi-genel-bakis sitesine tıklayabilirsiniz.
Doküman Yönetimi Organizasyonu
Doküman yönetimi yönetilebilen bir sistemdir. Doküman yönetiminde yönetilebilen tipler içerisinde öncelikle teknik bilgiler geliyor. Ürün tanıtımı, sunumlarına dair dosyalarda bu sistemi oluşturmaktadır. Kalite sistemi dokümanları altında; duyurular, kalite el kitapları, form tasarımları, sirkülerler ve iş akışları gibi hususlarda yer almaktadır. Doküman yönetimi; Powerpoint, Word ve Excel dosyalarını da kapsıyor. İşletmeye ait ihale dosyaları ve tedarikçi fiyatlarına da ulaşılabilmektedir. Dokümanların taranmış şekilleri de doküman yönetimi kapsamındadır.
Doküman yönetimi, birtakım organizasyonlardan oluşturulur. Doküman yönetimi organizasyonu;
- Dosya dolapları,
- Doküman türleri,
- Doküman odaları,
- Klasör türlerinden oluşmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz yapı, kütüphaneyle benzerlik taşımaktadır. Doküman yönetimi ile sayısız dosya dolabı açılabiliyor. Doküman tipi desteklemede sınırsızdır. Çok sayıda doküman tipine destek verilmektedir. Form, Word, metin, faks gibi pek çok türde doküman organizasyon içerisinde yer alıyor. Doküman tiplerinin her birine ayrı onay tanımlanmıştır. Ayrıca dağıtım, yetki, kategori ve onaya dair liste tanımları da yapılır.
